MUTU

Sistem Penjaminan Mutu Internal Raharja adalah pengelolaan Mutu di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer Raharja (STMIK Raharja) dan Akademi Manajemen dan Ilmu Komputer Raharja (AMIK Raharja). Sistem Penjaminan Mutu Internal Raharja dilakukan untuk menopang mutu Internal yang nantinya akan divisit oleh ISO 9001-2008.

Bagaimanakah pelaksanaan penjaminan mutu pada Program Studi? Jelaskan.

GKM

Gugus Kendali Mutu  (GKM) adalah merupakan salah satu tanggung jawab Perguruan Tinggi Raharja, khususnya yang merupakan salah satu lembaga pendidikan tinggi di Indonesia. Selain itu GKM  mampu menjawab tantangan pendidikan tinggi di era saat ini.

Proses manajemen mutu dalam Perguruan Tinggi Raharja memiliki 3 proses utama, antara lain :

  1. Perencanaan mutu (Quality Planning),
  2. Pengendalian mutu (Quality Control), dan
  3. Penjaminan mutu (Quality Assurance).

Ketiga proses ini dilakukan dalam suatu manajemen Perguruan Tinggi Raharja untuk menghasilkan mutu yang baik.

PERENCANAAN KUALITAS (Quality Planning)

Perencanaan mutu merupakan proses mengidentifikasi standar kualitas yang rele!an,yang sesuai dengan kebutuhan pemilik da n memenuhi standar peraturan yang berlaku untuk setiap bagian pekerjaan, penetapan standar spesifikasi yang diberlakukan dalam proyek dan perencanaan strategi pencapaian standar yang direncanakan.

Perencanaan mutu biasanya berkaitan dengan pemilik (owner) dalam produksi, desain produk, atau pelayanan, serta hal yang tidak kalah pentingnya masalah Tridharma Perguruan Tinggi Penelitian, Pendidikan dan Pengabdian Masyarakat. Perencanaan mutu ini biasanya dilakukan di tahap-tahap awal, sebelum tahap pelaksanaan. Untuk Perguruan Tinggi dalam mengkonstruksi, merencanakan mutu ini sangat perlu sebagai acuan untuk melakukan proses selanjutnya seperti penjaminan mutu dan pengendalian mutu di tahap selanjutnya.

Secara garis besar, Perencanaan mutu bertujuan mengidentifikasi dan menetapkan standar mutu yang relevan bagi perguruan tinggi dan merumuskan strategi pencapaiannya untuk memastikan perguruan tinggi dan pekerjaan yang dihasilkan dapat memehuhi standar mutu yang dapat diterima.

Perencanaan mutu diharapkan memenuhi aspek-aspek sebagai berikut :

1.Mengidentifikasi standar kualitas yang rele!an dengan proyek yang sedang dikerjakan 

  • memahami kebutuhan owner pemberi tugas
  • memahami peraturan yang berlaku untuk setiap bagian pekerjaan
  • mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk mendesain dan pelaksanaan konstruksi.

2.   Menganalisa dan menetapkan standar kualitas yang ingin dicapai proyek

  • penyusunan dan penetapan RKS spesifikasi umum dan teknis
  • penetapan peraturan-peraturan yang dipakai dan harus ditaati dalam pelaksanaan pekerjaan.

3.Perencanakan strategi pencapaian kualitas

  • pemilihan jenis/tipe/merk material (spesisifikasi material)
  • perencanaan metoda pelaksanaan urutan kerja dan strategi kerja
  • analisa kebutuhan material, alat dan sumber daya manusia yang diperlukan, baik dari sisi jumlah, volume, penjadwalan waktu, jenis, kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan
  • antisipasi permasalahan yang mungkin timbul dan strategi penanganannya
  • sinkronisasi, evaluasi dan validasi keselarasan antara standar kualitas (metoda, volume, kemampuan) dengan biaya dan waktu penyelersaian pekerjaan

PENJAMINAN MUTU (Quality Assurance)

Penjaminan mutu merupakan suatu proses menjalankan apa yang sudah ditetapkan dan direncanakan dalam perencanaan mutu, dan direncanakan dalam perencanaan mutu, mengawal, mengevaluasi dan verifikasi pelaksanaan terhadap rencana yang dibuat, serta identiikasi dan antisipasi masalah yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek. Tujuan utama kegiatan penjaminan mutu adalah mengadakan tindakan-tindakan yang dibutuhkan  untuk memberikan kepercayaan kepada semua pihak yang berkepentingan bahwa semua tindakan yang diperlukan untuk mencapai tingkatan mutu pendidikan telah dilaksanakan dengan berhasil.

Penjaminan mutu diharapkan memenuhi aspek-aspek sebagai berikut

  1. Menjalankan apa yang sudah ditetapkan dan direncanakan.
  2. Mengawal  strategi pencapaian kualitas supaya berjalan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan, supaya memenuhi persyaratan pengujian dan evaluasi serta memenuhi metoda pelaksanaan yang baik, dengan urutan kerja yang benar dan kelengkapan material, alat dan sumber daya manusia yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang sedangdilaksanakan.
  3. Mengevaluasi pelaksanaan apakah sesuai dengan rencana stategi pencapaian kualitas dalam batas toleransi yang dapat diterima.
  4. Mengidentifikasi dan pencagahan antisipasi masalah yang mungkin timbul dari kondisi lokasi kerja, material, alat dan sumber daya manusia yang ada serta melakukan evaluasi dan antisipasi problem dengan memacu pada strategi yang telah direncanakan sebelumnya.
  5. Memberikan verifikasi keselarasan pelaksanaan pekerjaan dari pemenuhan kualitas biaya dan aku terhadap rencana.

PENGENDALIAN MUTU (Quality Controlling)

Pengendalian mutu melakukan tindakan-tindakan berupa testing, pengukuran, dan pemeriksaan untuk memantau apakah kegiatan konstruksi telah dilakukan sesuai dengan rencana. Pengendalian mutu dilakukan pada tahap pelaksanaan proyek, khususnya pada tahap pengawasan dan pengendalian, agar mengetahui apakah tahap-tahap pelaksanaan proyek sudah dilakukan sesuai dengan syaratdan rencana pada perencanaan mutu. Lalu jika tidak dilakukan sesuai syarat, maka dilakukan penindak lanjutan.

Pengendalian mutu diharapkan memenuhi aspek-aspek sebagai berikut :

  1. Melaksanakan  inspeksi (material, alat, pekerjaan)
  2. Memeriksa dokumen sertifikasi (material, alat, pekerjaan)
  3. Menyaksikan pelaksanaan menganalisa hasil pengujian (material, pekerjaan).

Dengan kata lain, perguruan tinggi dikatakan bermutu apabila mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya, serta mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Sehingga, perguruan tinggi harus mampu merencanakan (planning), menjalankan dan mengendalikan (controlling) suatu proses yang menjamin pencapaian (assurance) mutu.

Dengan demikian dalam mewujudkan semua itu, maka diperlukan beberapa kriteria syarat-syarat azaz normatif yang wajib dipenuhi oleh setiap Perguruan Tinggi., yaitu:

  1. Komitmen
  2. Internally driven
  3. Tanggungjawab/pengawasan melekat
  4. Kepatuhan kepada rencana
  5. Evaluasi
  6. Peningkatan mutu berkelanjutan

Tujuan penjaminan mutu pada dasarnya adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, yang dijalankan secara internal untuk mewujudkan visi dan misi PT, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi.

Pelaksanaan secara internal oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan, dikontrol dan diaudit melalui kegiatan akreditasi yang dijalankan oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN) Perguruan Tinggi atau lembaga lain secara eksternal. Sehingga obyektifitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu akademik secara berkelanjutan di suatu perguruan tinggi dapat diwujudkan.

Landasan kebijakan implementasi SPMI  di SMTIK Raharja meliputi:

  1. Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang  SISDIKNAS
  2. Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003 – 2010
  3. Pedoman Penjaminan Mutu PT, Dikti 2003
  4. Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance), Dikti 2003
  5. Sistem Penjaminan Mutu Internal – Perguruan Tinggi, Dikti 2006
  6. Peraturan Pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
  7. Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan
  8. Peraturan Pemerintah nomor 66 tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

Selain kebijakan-kebijakan tersebut, SPMI di PT Raharjajuga merujuk kepada instrumen akreditasi nasional yang diterbitkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan instrumen evaluasi Times Higher Education Supplement Quaquarelli Symons (THES-QS) sebagai standar internasional. Sehingga skema penjaminan mutu di PT Raharja dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1 : Skema Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Raharja

Skema tersebut memiliki tujuan antara lain:

  1. Pencapaian visi-misi melalui pemenuhan standar mutu dengan cara perbaikan berkelanjutan/continous improvement (PDCA = Plan Do Check Act), menggunakan manajemen berbasis proses.

Gambar 2 : Skema Plan Do Check Act

  1. Kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
  2. Kepuasan pelanggan terpelihara (customer care)

Dalam menjalankan SPMI, PT Raharja menerapkan langkah-langkah yang disebut “siklus penjaminan mutu”, yaitu OSDAT, singkatan dari:

  1. Menyusun organisasi penjaminan mutu(O)
  2. Menyusun sistem (Kebijakan, Sistem Dokumen (standar mutu, manual mutu, manual prosedur dsb) (S)
  3. Sistem dijalankan (sosialisasi dan menjadi acuan kerja) (D)
  4. Melakukan Audit Internal Mutu (AIM). (satu siklus penjaminan mutu) (A)
  5. Tindak Lanjut (T)

Gambar SPMI di STMIK Raharja dapat digambarkan menjadi bagan sebagai berikut :

 

Siklus tersebut dapat digambarkan menjadi sebuah bagan sebagai berikut:

Organisasi, merupakan organisasi Gugus Kendali Mutu dan tupoksi pada PT Raharja

Gambar 3 : Struktur SPMI Pt. Raharja

Melalui gambaran diatas, umunya, organisasi penjaminan mutu di PT. Raharja adalah lembaga fungsional yang melekat dengan lembaga struktural, sehingga dalam menjalankan tupoksi-nya selalu melibatkan pejabat struktural. Dalam hal ini, antara unit penjaminan mutu universitas (PJM), fakultas/program (GJM) dan jurusan/PS (UJM) tidak terdapat hubungan, karena masing-masing bertanggungjawab terhadap pimpinan unit kerja. Secara umum digambarkan struktur organisasi PT Raharja secara keseluruhan dan struktur organisasi penjaminan mutu di PT Raharja.

Struktur Organisasi PT Raharja

 

Sistem

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) PT Raharja memiliki tujuan sebagai berikut:

  1. Meningkatkan kinerja manajemen unit kerja di lingkungan PT Raharja dengan: (a) Memenuhi standar mutu atau sasaran mutu yang telah ditetapkan, sehingga visi dan misi PT Raharja dapat dicapai; (b) Meningkatkan pelayanan, sehingga dapat memenuhi harapan atau kepuasan pengguna jasa layanan.
  2. Meningkatkan akreditasi Institusi dan Jurusan (Program Studi).
  3. Mendapatkan pengakuan eksternal dengan melakukan sertifikasi ISO.
  4. Akselerasi World Class University (WCU).

Sistem dokumentasi mengacu pada sistem dokumentasi SPMPT (Dikti) dan sistem dokumentasi ISO 9001, sehingga sistem dokumentasi SPMI menjadi khas Perguruan Tinggi Raharja (PT. Raharja). Sistem dokumentasi SPMI juga dimaksudkan dalam rangka persiapan audit eksternal, baik Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) maupun The Internasional Organization for Standardization (ISO), selain audit internal yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu PT Raharja. Berikut ini adalah struktur dokumen SPMI di PT Raharja.

Tabel 1 : Struktur Dokumen SPMI di PT Raharja

No Jenis Dokumen Mutu   UKPA UKPA
PT Raharja Fakultas Jurusan
1 Visi, Misi dan Tujuan v v v v
2 Statuta v
3 Organisasi dan Tata Kerja (OTK) v
4 Rencana Strategis (Renstra) v
5 Program Kerja v v v v
6 Pedoman Pendidikan v v v
7 Standar Mutu Fakultas v
8 Standar Mutu Program Studi v
9 Standar Pelayanan Prima v
10 Manual Mutu (MM) v v v
11 Manual Prosedur (MP) v v v v
12 Intruksi Kerja (IK) v v v
13 Borang-Borang v v v v
14 Dokumen Pendukung v v v v

Ket : UKPA = unit kerja pelaksana akademik

Selanjutnya, di PT Raharja juga disusun sistem kode dokumen SPMI yang terdiri dari 10 (sepuluh) digit angka. Pemberian kode dokumen disusun dengan mempertimbangkan identitas unit kerja pemangku dokumen dan identitas jenis dokumen. Untuk itu, ditetapkan bahwa dua (2) digit pertama PR, dua (2) digit kedua RHJ, tiga (3)  tiga digit adalah jenis dokumen, sedangkan lima (3) digit berikutnya adalah urutan dokumen.

Layanan bidang SPMI dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu Pengembangan SPMI dan ISO.

 

 

Leave us a Comment

logged inYou must be to post a comment.